Los sistemas de información son una herramienta fundamental en la administración adecuada de los todos los recursos de las organizaciones, ya que sirven para mejorar la administración de los procesos internos y externos de la empresa. La implementación de un sistema de gestión documental proporciona a las organizaciones elementos de valor para la toma de decisiones administrativas tendientes a la optimización de recursos y talentos; a la vez que se minimizan tiempos y recursos de papelería. Además de ser un medio de organización y almacenamiento eficaz, es una arista de la administración de la gestión de la calidad, dado que involucra al personal responsable de administrar el sistema de calidad, dentro de un ciclo permanente reflejado en los procedimientos administrativos que deben estar normalizados, contribuyendo con esto al logro de las estrategias de la empresa. La productividad lograda a través de la normalización de los procesos propios de la empresa debe ser evaluado a través de herramientas que indique los cuellos de botella dentro de estos procesos; en consecuencia la gestión electrónica de documentos debe brindar un módulo básico de estadísticas que permita evaluar los comportamientos de los empleados o la convenencia de determinadas actividades dentro de los procedimientos, proporcionando una herramienta para tomar decisiones como cambios de empleados en puestos de trabajo de acuerdo a sus perfiles y habilidades, supresión o traslado de alguna actividad dentro de un procedimiento para que realmente genere valor dentro del proceso. La simplificación de procedimientos administrativos debe realizarse teniendo presentes métricas de tiempo y cargas de trabajo de los empleados, es por esto que también puede determinar las cargas laborales por empleo, al estar estos codificados en cada una de las actividades propias de los procedimientos administrativos administrativos. El sistema además debe proporcionar la forma de hacer cambios en tiempos y responsables de las actividades, sin entrar a alterar la parametrización de actividades anteriores, mostrándose entonces como un simulador de situaciones óptimas a implementar.
